AML y KYC Política

Visión general

OÜ BTCfix, al igual que la mayoría de las empresas que prestan servicios en el mercado financiero, se adhiere a los principios de Anti-Lavado de Dinero y previene activamente cualquier acción que tenga como objetivo o facilite el proceso de legalización de los fondos obtenidos ilegalmente. La política AML significa prevenir el uso de los servicios de la empresa por parte de delincuentes, con el objetivo de blanquear dinero, financiar el terrorismo u otras actividades delictivas.

Para ello, la empresa ha implantado una estricta política de detección, prevención y aviso a los organismos correspondientes de cualquier actividad sospechosa. Además, OÜ BTCfix no tiene derecho a denunciar a los usuarios que los cuerpos de seguridad estén informados de su actividad. También se introdujo un complejo sistema electrónico para identificar a cada Usuario de la empresa y realizar un historial detallado de todas las operaciones.

El blanqueo de capitales se define generalmente como la realización de actos destinados a ocultar o disfrazar el verdadero origen de los ingresos obtenidos de forma delictiva, de modo que éstos parezcan tener un origen legítimo o constituir activos legítimos. La financiación del terrorismo es un intento de ocultar el origen de los fondos o su uso previsto, que podría ser para fines delictivos.

El proceso de blanqueo de capitales puede dividirse en tres etapas secuenciales:

Colocación.

En esta etapa los fondos se convierten en instrumentos financieros, como cheques, cuentas bancarias y transferencias de dinero, o pueden utilizarse para comprar bienes de alto valor que pueden revenderse. También pueden depositarse físicamente en bancos e instituciones no bancarias (por ejemplo, casas de cambio). Para evitar sospechas por parte de la empresa, el blanqueador también puede hacer varios depósitos en lugar de depositar toda la suma de una vez, esta forma de colocación se llama pitufeo.

Colocación en capas.

Los fondos se transfieren o mueven a otras cuentas y otros instrumentos financieros. Se realiza para disfrazar el origen y trastocar la indicación de la entidad que realizó las múltiples transacciones financieras. El traslado de fondos y el cambio en su forma complican el rastreo del dinero que se blanquea.

Integración.

Los fondos vuelven a circular como legítimos para comprar bienes y servicios.

En respuesta a la magnitud y los efectos del blanqueo de capitales, los Estados Unidos de América y la Unión Europea han aprobado leyes y directivas destinadas a combatir el blanqueo de capitales y el terrorismo. Estas leyes, junto con otros reglamentos, normas y orientaciones del sector, constituyen la piedra angular de nuestras obligaciones en materia de lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, y describen los delitos y las sanciones por su incumplimiento.

Mientras que OÜ BTCfix proporciona servicios de Cryptocurrency, actualmente no está regulado y no entra en el ámbito de las obligaciones AML/KYC-AML/CTF, nuestra gestión ha implementado sistemas y procedimientos que cumplen con las normas establecidas por la Unión Europea. Esta decisión refleja el deseo de la dirección de prevenir el blanqueo de dinero y no ser utilizado por los delincuentes para blanquear los productos del delito.

POLÍTICA CONTRA EL BLANQUEO DE CAPITALES

OÜ BTCfix ha desarrollado e implementado un programa contra el blanqueo de capitales basado en el riesgo que comprende:

- Políticas escritas contra el blanqueo de capitales

- Procedimientos de identificación de clientes

- Procedimientos antifraude

- Requisitos de mantenimiento de registros

- Procedimientos de evaluación del riesgo de los clientes

- Procedimientos de listas de sanciones

- OÜ BTCfixProcedimientos de formación de empleados

- Procedimientos de actividad de los clientes en curso

La OÜ BTCfix Política AML está diseñada para prevenir el blanqueo de capitales cumpliendo con las normas mundiales sobre la lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, incluyendo la necesidad de contar con sistemas y controles adecuados para mitigar el riesgo de que la empresa sea utilizada para facilitar delitos financieros. Esta política de lucha contra el blanqueo de capitales establece las normas mínimas que deben cumplirse e incluye:

- Establecer y mantener un Enfoque Basado en el Riesgo (RBA) para la evaluación y gestión de los riesgos de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo a los que se enfrenta la empresa;

- Establecer y mantener procedimientos de diligencia debida con respecto a los clientes (DDC), identificación, verificación y conocimiento del cliente basados en el riesgo, incluida la diligencia debida reforzada para los clientes que presentan un mayor riesgo, como las personas políticamente expuestas (PEP);

- Establecer y mantener sistemas y procedimientos basados en el riesgo para la supervisión de la actividad continua de los clientes;

- Establecer procedimientos para informar de actividades sospechosas internamente y a las autoridades policiales pertinentes, según proceda;

- Mantener registros adecuados durante los períodos mínimos prescritos;

- Proporcionar formación y sensibilizar a todos los empleados pertinentes.

Debido al compromiso de la empresa con las políticas AML y KYC, los Usuarios de la empresa deberán finalizar, previa solicitud, un procedimiento de verificación. Antes de que OÜ BTCfix inicie cualquier cooperación con el Usuario, la empresa se asegura de que se presenten pruebas satisfactorias o se tomen otras medidas que produzcan pruebas satisfactorias de la identidad de cualquier cliente o contraparte. La empresa también aplica un mayor escrutinio a los usuarios que son residentes de otros países, identificados por fuentes creíbles como países que tienen normas inadecuadas de AML o que pueden representar un alto riesgo para la delincuencia y la corrupción y a los beneficiarios finales que residen en y cuyos fondos provienen de los países mencionados.

OÜ BTCfix tomará medidas para confirmar la autenticidad de los documentos y la información proporcionada por los Usuarios. Se utilizarán todos los métodos legales para la doble comprobación de la información de identificación y OÜ BTCfix se reserva el derecho de investigar a determinados Usuarios que se hayan determinado como arriesgados o sospechosos.

OÜ BTCfix se reserva el derecho de verificar la identidad del Usuario de forma continua, especialmente cuando su información de identificación ha sido cambiada o su actividad parecía ser sospechosa (inusual para el Usuario en particular). Además, OÜ BTCfix se reserva el derecho de solicitar documentos actualizados a los Usuarios, aunque hayan pasado la verificación de identidad en el pasado.

La información de identificación del Usuario será recogida, almacenada, compartida y protegida estrictamente de acuerdo con la Política de Privacidad de OÜ BTCfix y la normativa relacionada.

Una vez verificada la identidad del Usuario, OÜ BTCfix puede eximirse de posibles responsabilidades legales en una situación en la que sus Servicios se utilicen para llevar a cabo una actividad ilegal.

Usuarios individuales

Durante el proceso de registro, cada Usuario proporciona información personal, concretamente: nombre completo; fecha de nacimiento; origen; dirección completa, incluyendo el número de teléfono y el código de la ciudad. Un Usuario envía los siguientes documentos (en caso de que los documentos estén escritos en caracteres no latinos: para evitar retrasos en el proceso de verificación, es necesario proporcionar una traducción notarial del documento en inglés) debido a los requisitos de KYC y para confirmar la información indicada:

- una copia de alta resolución de la primera página del pasaporte local o internacional, donde se vea claramente la foto y la firma, o una copia del permiso de conducir con los mismos requisitos. Los documentos indicados deben tener una validez mínima de 6 meses desde la fecha de presentación.

- una copia de alta resolución de un recibo de pago de servicios públicos o de un extracto bancario, que contenga el nombre completo del usuario y el lugar real de residencia. Estos documentos no deben tener más de 3 meses de antigüedad desde la fecha de presentación.

Información requerida

OÜ BTCfix sólo acepta como Usuarios a personas físicas, no a personas jurídicas. Al registrarse, los Usuarios pasan por un proceso de verificación automatizado en el que envían:

- Nombre completo;

- Fecha de nacimiento;

- Una foto única en la que aparezca sosteniendo su documento de identidad con fotografía emitido por el gobierno.

Toda la información enviada del Usuario se revisa manualmente. En el caso de los Usuarios que no pueden ser verificados a través de medios automatizados (geolocalización, detección algorítmica de rostros, comprobación de la lista de sanciones), se solicita una diligencia debida reforzada como se describe a continuación.

Documento de identidad emitido por el gobierno

La verificación de la identidad se requiere mediante la obtención de una copia de alta resolución y no caducada del documento de identidad emitido por el gobierno del usuario (pasaporte, documento nacional de identidad o licencia de conducir). Los requisitos de imagen presentados incluyen:

- Imagen a todo color. No se aceptan imágenes en blanco y negro, con marcas de agua, etc.;

- Legible. Toda la información del ID debe ser completamente clara y legible. OÜ BTCfix no acepta identificaciones que estén rotas o desgastadas; y

- Fondo. Los bordes del documento de identidad deben ser claramente visibles sobre un fondo contrastado.

Prueba de residencia

La verificación de la residencia se requiere mediante la obtención de una copia de un documento de prueba de dirección aceptable emitido en los 3 meses anteriores al establecimiento de una cuenta. El documento debe llevar el nombre y la dirección del usuario.

Un documento válido de prueba de residencia puede ser:

- extracto bancario;

- extracto de tarjeta de crédito o de débito;

- factura de servicios (agua, electricidad, gas, internet, teléfono);

- recibo de la nómina o documento oficial del salario del empleador;

- declaración de seguro;

- documento fiscal; o

- certificado de residencia.

Los documentos de prueba de residencia deben contener el nombre del usuario, su dirección y estar fechados hace menos de 3 meses.

Foto única del usuario

OÜ BTCfix se reserva el derecho de realizar una verificación adicional, si se considera necesario, en función de cada caso, y puede solicitar a los Usuarios que presenten una foto única de sí mismos con su documento de identidad emitido por el gobierno, así como una nota manuscrita única. En la foto, el usuario debe estar visiblemente sonriente. Esto permite a OÜ BTCfix demostrar fácilmente que la foto del usuario no ha sido robada o retocada con Photoshop, y que se utiliza exclusivamente para OÜ BTCfix.

El DNI que el Usuario tiene en la mano:

- debe ser el mismo documento de identidad emitido por el gobierno que el Usuario presentó anteriormente; y

- debe ser totalmente claro y legible.

El billete que el Usuario tiene en la mano:

- debe estar escrita a mano (no a máquina);

- debe estar en inglés;

- debe contener la fecha de hoy;

- debe contener la frase: Para negociar sólo en wcex.com; y

- debe contener la firma del Usuario.

Verificación

En función del riesgo, y en la medida en que sea razonable y factible, nos aseguramos de tener una creencia razonable de que conocemos la verdadera identidad de nuestros clientes utilizando procedimientos basados en el riesgo para verificar y documentar la exactitud de la información que obtenemos sobre los Usuarios. Nuestro Oficial de Cumplimiento AML analiza la información que obtenemos para determinar si la información es suficiente para formar una creencia razonable de que conocemos la verdadera identidad del cliente.

Podemos decidir utilizar los siguientes métodos no documentales de verificación de la identidad:

- Verificación independiente de la identidad del cliente a través de la comparación de la información proporcionada por el cliente con la información obtenida de una agencia de información al consumidor, una base de datos pública u otra fuente;

- Comprobar las referencias con otras instituciones financieras;

- Analizar si existe coherencia lógica entre los datos identificativos facilitados, como el nombre, la dirección, el código postal y la fecha de nacimiento de los usuarios;

- Utilizar la identificación de dispositivos complejos (como las "huellas digitales" o las comprobaciones de geolocalización IP); y

- Obteniendo una copia notariada o certificada de la partida de nacimiento de un individuo o un documento de identidad emitido por el gobierno para una identificación válida.

Usuarios corporativos

En caso de que la empresa solicitante cotice en una bolsa de valores reconocida o aprobada o cuando haya pruebas independientes que demuestren que el solicitante es una filial de propiedad total o una filial bajo el control de dicha empresa, normalmente no se requerirán más pasos para verificar la identidad. En caso de que la empresa no cotice en bolsa y ninguno de los directores o accionistas principales tenga ya una cuenta en OÜ BTCfix, el funcionario aporta los siguientes documentos:

- una copia de alta resolución del acta de constitución/certificado;

- un extracto del Registro Mercantil, o documento equivalente, que acredite la inscripción de los actos societarios y sus modificaciones;

- nombres y direcciones de todos los funcionarios, directores y beneficiarios finales de la entidad corporativa;

- una copia de alta resolución de la Escritura de Constitución y de los Estatutos o documentos equivalentes debidamente inscritos en el registro competente;

- prueba del domicilio social de la empresa y de la lista de accionistas y administradores;

- descripción y naturaleza de la actividad (incluyendo la fecha de inicio de la actividad, los productos o servicios prestados; y la ubicación de la actividad principal).

Este procedimiento se realiza para establecer la identidad del Usuario y para ayudar a OÜ BTCfix a conocer/comprender a los Usuarios y sus gestiones financieras para poder ofrecer los mejores servicios de comercio online.

FUENTE DE VERIFICACIONES DE RIQUEZA

OÜ BTCfix realiza comprobaciones obligatorias del origen del patrimonio para todos los depósitos de criptodivisas que superen el umbral agregado de 10.000 euros. Los usuarios están obligados a rellenar el formulario del cuestionario y a proporcionar una prueba de la fuente de riqueza declarada. Para verificar la fuente de riqueza/fuente de fondos de los usuarios individuales, OÜ BTCfix:

1. Confiar en el proceso de verificación del banco remitente si los fondos se envían mediante transferencia bancaria. OÜ BTCfix no permite ninguna transacción de terceros.

2. En caso de transferencia de criptomonedas, OÜ BTCfix utilizará las herramientas de análisis de blockchain para analizar el origen de los fondos entrantes. El análisis mostrará si las monedas procedentes de la minería (hasta dos transacciones desde el origen (minería) transacciones o si el

3. transacción va desde la dirección del pool de minería. Podrían solicitarse informes de minería para su verificación.

4. Si el análisis muestra que la transacción proviene de un intercambio regulado (habilitado para fiat), OÜ BTCfix puede solicitar el extracto de este intercambio confirmando la compra de la criptodivisa por moneda fiat.

Si no hay posibilidad de determinar el origen de la criptomoneda, OÜ BTCfix solicitará uno de los siguientes documentos:

1. Declaración bancaria

2. Declaración de la renta

3. Carta del contable

4. Otros documentos que confirmen el origen del patrimonio

Hasta que se complete la verificación de la Fuente de riqueza OÜ BTCfix se reserva el derecho de suspender la cuenta y bloquear todas las transacciones entrantes y salientes del Usuario.

Una vez completada con éxito la Verificación OÜ BTCfix aumentará los límites de la cuenta proporcionalmente al volumen de transacciones verificado.

ENFOQUE BASADO EN EL RIESGO

OÜ BTCfix adopta y mantiene un Enfoque Basado en el Riesgo ("RBA") hacia la evaluación y contención de los riesgos de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo derivados de cualquier transacción que tenga con los Usuarios. Las directrices son las siguientes:

- Antes de realizar cualquier transacción o propuesta de transacción, se llevarán a cabo las comprobaciones necesarias en línea con el RBA para asegurar que la identidad de los Usuarios no coincide con ninguna persona con antecedentes penales conocidos o con entidades prohibidas como terroristas individuales u organizaciones terroristas;

- A efectos de la categorización del riesgo de los Usuarios, se obtendrá la información pertinente de los Usuarios en el momento de realizar una transacción o antes de hacerlo;

- El proceso de categorización del riesgo para los diferentes tipos de Usuarios podrá tener en cuenta los antecedentes de los Usuarios, el país de origen, las fuentes de fondos, el volumen de facturación o los depósitos, así como los antecedentes sociales y financieros;

- El resultado del proceso de categorización del riesgo se decidirá sobre la base de la información pertinente proporcionada por los Usuarios en el momento de iniciar la relación comercial;

- Se requerirá una diligencia debida reforzada para los Usuarios de mayor riesgo, especialmente aquellos para los que las fuentes de fondos no están claras, o para las transacciones de mayor valor y frecuencia, que será determinada por OÜ BTCfix a su única y absoluta discreción;

- OÜ BTCfix debe ser capaz de satisfacer a las autoridades competentes de que se ha observado la diligencia debida basada en el perfil de riesgo de la OÜ BTCfix en cumplimiento de las legislaciones pertinentes en vigor.

OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

El Oficial de Cumplimiento es la persona, debidamente autorizada por OÜ BTCfix, cuyo deber es asegurar la efectiva implementación y cumplimiento de la Política AML/KYC. Es responsabilidad del Oficial de Cumplimiento supervisar todos los aspectos de OÜ BTCfix contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, incluyendo, pero sin limitarse a:

1. Recoger la información de identificación de los usuarios.

2. Establecer y actualizar las políticas y procedimientos internos para la cumplimentación, revisión, presentación y conservación de todos los informes y registros exigidos por las leyes y reglamentos aplicables.

3. Supervisar las transacciones e investigar cualquier desviación significativa de la actividad normal.

4. Implementar un sistema de gestión de registros para el adecuado almacenamiento y recuperación de documentos, archivos, formularios y registros.

5. Actualización periódica de la evaluación de riesgos.

6. Proporcionar a las fuerzas de seguridad la información requerida por las leyes y reglamentos aplicables.

El Responsable de Cumplimiento tiene derecho a interactuar con las fuerzas de seguridad, que participan en la prevención del blanqueo de capitales, la financiación del terrorismo y otras actividades ilegales.

SEGUIMIENTO DE LA ACTIVIDAD DE LOS USUARIOS.

Los Usuarios se conocen no sólo verificando su identidad (quiénes son) sino, lo que es más importante, analizando sus patrones transaccionales (qué hacen). Por ello, OÜ BTCfix se apoya en el análisis de datos como herramienta de evaluación de riesgos y detección de sospechas. OÜ BTCfix realiza una variedad de tareas relacionadas con el cumplimiento, incluyendo la captura de datos, el filtrado, el mantenimiento de registros, la gestión de la investigación y la elaboración de informes. Las funcionalidades del sistema incluyen:

1. Comprobación periódica de los usuarios con las "listas negras" reconocidas (por ejemplo, OFAC), agregación de transferencias por múltiples puntos de datos, inclusión de los usuarios en listas de vigilancia y denegación de servicios, apertura de casos para su investigación cuando sea necesario, envío de comunicaciones internas y cumplimentación de informes reglamentarios, si procede;

2. Gestión de casos y documentos.

Con respecto a la Política AML/KYC, OÜ BTCfix supervisará todas las transacciones y se reserva el derecho de:

- asegurar que las transacciones de naturaleza sospechosa sean reportadas a las autoridades competentes a través del Oficial de Cumplimiento;

- solicitar al Usuario que proporcione cualquier información y documentos adicionales en caso de transacciones sospechosas;

- suspender o cancelar la Cuenta del Usuario cuando OÜ BTCfix tenga sospechas razonables de que dicho Usuario ha participado en una actividad ilegal.

La lista anterior no es exhaustiva y el Oficial de Cumplimiento supervisará las transacciones de los Usuarios día a día para definir si dichas transacciones deben ser reportadas y tratadas como sospechosas o deben ser tratadas como de buena fe.

Se conoce como transacción sospechosa aquella que no es coherente con la actividad legítima del usuario o con el historial de transacciones habitual del usuario conocido por la monitorización de la actividad del usuario. OÜ BTCfix ha implementado el sistema de monitorización de las transacciones nombradas (tanto automático como, si es necesario, manual) para evitar el uso de los servicios de la empresa por parte de delincuentes.

La empresa se reserva el derecho de suspender cualquier operación del Usuario, que pueda ser considerada como ilegal o, pueda estar relacionada con el blanqueo de capitales a juicio del personal.

CONTROLES INTERNOS

OÜ BTCfix implementa y mantiene controles internos con el propósito de garantizar que todas sus operaciones cumplan con los requisitos legales de AML y que todos los informes requeridos se realicen de manera oportuna.

SEGUIMIENTO Y PRESENTACIÓN DE INFORMES

OÜ BTCfix supervisa diligentemente las transacciones para detectar actividades sospechosas. Las transacciones que son inusuales se revisan cuidadosamente para determinar si parece que no tienen sentido aparente o parecen tener un propósito ilícito. Cuando se detecta este tipo de actividad sospechosa, el Responsable de Cumplimiento determinará si es necesaria la presentación ante alguna autoridad policial.

La actividad sospechosa puede incluir algo más que la sospecha de intentos de blanqueo de capitales. La actividad puede ser sospechosa y OÜ BTCfix puede querer hacer una presentación ante una autoridad policial, incluso si no se pierde dinero como resultado de la transacción.

Nosotros tomaremos inicialmente la decisión de si una transacción es potencialmente sospechosa. Una vez que hayamos finalizado su revisión de los detalles de la transacción, tomaremos la decisión de si la transacción cumple con la definición de transacción o actividad sospechosa y si se debe realizar alguna presentación ante las autoridades policiales.

A efectos de las Políticas, una "Transacción sospechosa" significa una transacción o intento de transacción, que para una persona que actúe de buena fe,

- dé lugar a una sospecha razonable de que pueda implicar el producto de una actividad delictiva u otra actividad ilícita, independientemente de su valor;

- parece haberse realizado en circunstancias de complejidad inusual o injustificada;

- parece no tener una razón económica o un propósito de buena fe; y

- da lugar a una sospecha razonable de que puede implicar la financiación de las actividades relacionadas con el terrorismo.

La supervisión continua es un elemento esencial de la aplicación efectiva. OÜ BTCfix monitorea diligentemente las transacciones para detectar Transacciones Sospechosas y otras actividades sospechosas.

MANTENIMIENTO DE REGISTROS

Nos aseguramos de que los registros AML se mantengan correctamente.

Documentamos nuestra verificación, incluyendo toda la información de identificación proporcionada por un Usuario, los métodos utilizados y los resultados de la verificación, y la resolución de cualquier discrepancia identificada en el proceso de verificación. Mantenemos registros que contienen una descripción de cualquier documento en el que nos basamos para verificar la identidad de un Usuario, anotando el tipo de documento, cualquier número de identificación que contenga el documento, el lugar de emisión y, en su caso, la fecha de emisión y la fecha de caducidad. Con respecto a la verificación no documental, conservamos los documentos que describen los métodos y los resultados de cualquier medida que hayamos tomado para verificar la identidad de un Usuario.

También conservamos registros que contienen una descripción de la resolución de cada discrepancia sustantiva descubierta al verificar la información de identificación obtenida. Conservamos los registros de toda la información de identificación durante siete años después del cierre de la cuenta, o durante el tiempo que sea razonablemente necesario para cumplir con la normativa aplicable; conservamos los registros realizados sobre la verificación de la identidad del Usuario durante siete años después de la realización del registro, o durante el tiempo que sea razonablemente necesario para cumplir con la normativa aplicable.

FORMACIÓN

Todos los nuevos empleados reciben formación contra el blanqueo de capitales como parte del programa obligatorio de formación para nuevos empleados. Todos los empleados aplicables también deben completar la formación en materia de lucha contra el blanqueo de capitales anualmente. Se requiere la participación en programas de formación específicos adicionales para todos los empleados con responsabilidades cotidianas en materia de ALD y CSC.

Nuestra formación incluye, como mínimo: (1) cómo identificar las banderas rojas y los signos de lavado de dinero que surgen durante el curso de las funciones de los empleados; (2) qué hacer una vez que se identifica el riesgo (incluyendo cómo, cuándo y a quién escalar la actividad inusual de los usuarios u otras banderas rojas (3) cuáles son las funciones de los empleados en OÜ BTCfix los esfuerzos de cumplimiento de la normativa y cómo llevarlos a cabo; (4) OÜ BTCfix la política de retención de registros; y (5) las consecuencias disciplinarias (incluidas las sanciones civiles y penales) en caso de incumplimiento.

Nuestras operaciones se revisan periódicamente para comprobar si determinados empleados requieren formación adicional especializada. Los procedimientos escritos se actualizan para reflejar cualquier cambio de este tipo.

POLÍTICA DE SANCIONES

OÜ BTCfix tiene prohibido realizar transacciones con personas, empresas y países que figuren en las listas de sanciones prescritas. OÜ BTCfix, por lo tanto, comprobará las listas de sanciones de las Naciones Unidas, la Unión Europea, el Tesoro del Reino Unido y la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC) de Estados Unidos en todas las jurisdicciones en las que operamos.

INTERPRETACIÓN

La versión original de las Condiciones es la inglesa, por lo que prevalecerá la versión en inglés. Cualquier interpretación del texto de las Condiciones debe basarse en el texto original en inglés.